5 errores en la gestión de proyectos: ¿Cómo resolverlos?
Te contaré cuales son los 5 errores que cometí al enfrentarme a la responsabilidad de gestionar proyectos.
Realmente no ha sido fácil. Antes de ser consultor, trabajé por muchos años en diferentes organizaciones como responsable de proyectos y me frustré mucho al principio porque no lograba alcanzar los resultados que quería, los proyectos se retrasaban o el presupuesto no alcanzaba.
Con el tiempo y después de múltiples fracasos, aprendí que estaba cometiendo algunos de los errores más comunes y me dediqué a corregirlos.
Estos son algunos de los errores que cometí y que seguramente encontrarás familiares, ya que explican el porqué, más del 60% de los proyectos no cumplen con las expectativas de sus patrocinadores e interesados, generando desperdicio y pérdidas para las organizaciones.
- Errores en la planificación, por no adoptar un enfoque adecuado.
- Errores en el tratamiento de los riesgos, especialmente por no pensar lo suficiente en ellos.
- Errores en la ejecución por no hacer un seguimiento adecuado.
- Errores en la concepción del producto, por no involucrar lo suficiente al usuario.
- Demoras en la entrega al usuario, generando desconfianza y pérdida del respaldo.
¿Cómo lo resolví?
Para resolverlo empecé a estudiar con más profundidad cómo lo hacen los expertos en gestión de proyectos en el mundo y aplicar algunas de sus prácticas o secretos más efectivos y que te los voy a contar enseguida para que no tardes tanto en empezar a mejorar tus resultados.
Planificación
Cuando entendí que mis errores en la planificación de los proyectos no se debían a la falta de herramientas y técnicas o al tiempo que dedicaba a elaborar el cronograma, el presupuesto o el plan de recursos, sino principalmente a que estaba usando siempre el mismo enfoque para todos los proyectos. El único enfoque que conocía, el que aprendí de mis primeros mentores y que aplicaba de manera rigurosa, las cosas empezaron a cambiar. Ya sabes, si la única herramienta que conoces es un martillo, todos tus problemas parecen un clavo. Fue el momento en que conocí otros enfoques como el adaptativo o mejor conocido como ágil, el que se usa en marcos de trabajo como Scrum, Extreme Programming (XP) o Kanban. Fue como encender la luz en medio de la oscuridad.
Riesgos
Después de mucho enfrentar imprevistos y tener que pagar con trabajo extra del equipo los errores en la identificación de los riesgos, comprendí que los riesgos se deben gestionar todo el tiempo, prácticamente a diario. Esto es adoptar un enfoque basado en riesgos.
Seguimiento
El hecho de analizar informes de estado desactualizados, muchas veces imprecisos y a intervalos de tiempo muy largos, me llevó a tomar decisiones tardías, cuando ya no había mucho por hacer para resolver la situación. Entendí también que es necesario inspeccionar frecuentemente, con base en información real y actualizada, para tomar decisiones oportunas y evitar desviarse del objetivo. Enfocarse en los impedimentos es clave para eliminarlos o encontrar caminos alternativos.
Participación del doliente
La falta de comprensión sobre los requerimientos del proyecto y una mínima participación de los dolientes o dueños del negocio en los proyectos, me llevó muchas veces a tomar decisiones en su lugar y a entregar productos mal concebidos y claramente diferentes a lo que los usuarios esperaban. Ahí aprendí que involucrar de cerca a los dueños de negocio y usuarios es clave que construir resultados valiosos para ellos. Si a veces ni ellos mismos saben bien lo que necesitan y lo que quieren, ¿cómo lo vamos a saber nosotros?
Entregar al final
El último de los errores más comunes que cometí, fue esperar hasta el final para entregar los resultados del proyecto, cuando podría haber entregado avances útiles durante la ejecución. Esto en gran medida es un efecto de hacer una planificación predictiva, en la cual las entregas son al final, en muchas ocasiones cuando ya no resultan útiles.
La clave fue ADOPTAR UNA MENTALIDAD ÁGIL.
Así fue. Tuve que cambiar mi mentalidad, borrar el tablero, cambiar algunos paradigmas y empezar a aplicar prácticas ágiles como:
- La planificación progresiva o por olas, también llamada “wave planning”.
- Adoptar un enfoque basado en riesgos.
- Realizar Inspección y adaptación continua, incluso diaria.
- Involucrar al dueño negocio o interesado en el producto.
- Realizar entregas parciales, progresivas.
Ahora te preguntarás, ¿cómo puedo aplicar las prácticas del enfoque ágil?
La respuesta es clara. Primero debes entender la filosofía y los principios y después las técnicas y herramientas. Primero hacer el cambio de mentalidad para que estas prácticas realmente muestren resultados.
Yo personalmente encontré las primeras respuestas en Scrum, un marco de trabajo sencillo y fácil de entender, que está orientado a resolver problemas complejos por medio de soluciones adaptativas para crear y entregar productos de calidad de forma oportuna.
Como dice Jeff Sutterland (uno de los autores de la Guía de Scrum), con Scrum puedes hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo.
¿Quieres saber cómo empezar?
¿Quieres conocer las claves que utilizó el FBI en 2010 para completar Sentinel, su más importante proyecto de transformación digital en sólo 20 meses y con la quinta parte del presupuesto que ya habían gastado por más de 10 años sin obtener resultados?
¿Quieres saber cuáles son las prácticas que ha usado Spotity por más de 10 años para convertirse en una empresa global con más de 350 millones de usuarios?
¿Quieres comprender los fundamentos de la forma de trabajar de empresas de la industria tecnológica como Google, Facebook, Microsoft, OpenAI, Twitter, Uber y Netflix o empresas de industrias como la banca, los seguros, la salud, están usando para lograr resultados realmente asombrosos?
Por supuesto, que son las claves que también he aplicado y con las cuales he ayudado a muchos de mis clientes a obtener resultados evidentemente superiores, mejorando sus tiempos y optimizando sus inversiones.
Estas claves están muy bien condensadas en la guía de Scrum, el marco de trabajo con el cual podrás empezar a trabajar y obtener resultados muy rápido
Aprende los fundamentos de Scrum
Si quieres aprender los fundamentos de Scrum y empezar a aplicar sus principios, te recomiendo nuestro Curso 100% virtual. Incluye Certificación Certiprof.
Sobre el autor:
Consultor en Estrategia de TI, Innovación y Ejecución de Proyectos. Emprendedor y Profesor Universitario.
PMP | SMPC | SPOPC | SDPC | SAPC | ISO27001 | MCP
